Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

    Prinsip utama dari procurement adalah dapat dihitung, transparan dan membandingkan harga. Pengadaan barang dan jasa (procurement) dilakukan baik pada sektor pemerintah maupun pada sektor swasta. Pada proses pengadaan sektor swasta merupakan salah satu elemen kunci dalam mendukung kelancaran proses produksi. Proses pengadaan barang pada sektor swasta merupakan proses persiapan bahan baku untuk produksi baik sejak dilakukan penentuan, pembelian hingga penerimaan bahan baku di gudang.

Dalam sebuah perusahaan manufaktur sebagai contoh dari sektor swasta, untuk melakukan sebuah aktivitas pengadaan bahan baku dapat dipetakan menjadi delapan tahapan utama. Delapan tahapan proses pengadaan bahan baku diantaranya adalah sebagai berikut:

1.         Menentukan bahan baku yang dibutuhkan

Proses produksi sebuah produk tentu membutuhkan bahan baku untuk diolah. Untuk itu, perlu ditentukan spesifikasi bahan baku yang digunakan untuk mendukung proses pembuatan produk. Sedangkan penentukan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi selama suatu periode dilakukan oleh departemen PPIC. Pertimbangan departemen PPIC dalam menentukan jumlah bahan baku yang dibeli didapatkan dengan pertimbangan jumlah ketersediaan bahan baku dan target produk yang akan diproduksi.

2.         Menentukan sumber pengambilan bahan

Perusahaan mensurvei supplier bahan baku dan menentukan informasi terkait supplier baik dari segi ketersediaan, harga, kualitas bahan baku dan jangka waktu pembayaran.

3.         Menentukan supplier bahan baku

Informasi tentang supplier kemudian diolah untuk menentukan supplier yang paling ideal dalam menyediakan bahan baku.

4.         Membuat pemesanan bahan baku

Penerbitan sebuah dokumen form purchase requisition yang berkaitan untuk proses produksi, dikoordinir oleh departemen PPIC. Departemen PPIC akan membuat permintaan pembelian dan didistribusikan kepada departemen purchasing untuk proses pembelian lebih lanjut. Setelah ditentukan jumlah pembelian dan pemasok berdasarkan spesifikasi tertentu, maka dilakukan pembuatan pesanan pembelian (purchase order). Proses pembelian meminta persetujuan pejabat berwenang dalam perusahaan dalam hal ini adalah manajer produksi.

5.         Memonitor pesanan

Departemen PPIC bertanggung jawab melakukan proses monitoring terhadap pesanan bahan baku yang telah dipesan dan saldo persediaan di gudang. Proses monitoring dilakukan guna memantau ketepatan pengiriman barang.

6.         Penerimaan bahan baku ke gudang

Apabila pesanan bahan baku datang, bagian gudang dibantu departemen PPIC akan memeriksa kondisi bahan baku dan mengeluarkan surat penerimaan barang untuk selanjutnya disimpan di gudang.

7.         Pemeriksaan ulang tagihan

Berdasarkan purchase order dan catatan penerimaan barang pada goods receipt, tagihan dicek ulang untuk menyesuaikan nominal atas barang-barang yang rusak atau kompensasi keterlambatan dan pajak-pajak yang diperlukan.

8.         Pembayaran tagihan

Setelah penyesuaian tagihan beres, bagian keuangan perusahaan akan melakukan pembayaran.

Sedangkan pada proses pengadaan sektor pemerintah, sangat menarik memang jika memulai topik pembicaraan terkait anggaran pengadaan barang dan jasa yang digelontorkan pemerintah setiap tahunnya. Anggaran yang digelontorkan tiap daerah berbeda-beda tiap tahunnya, total nilainya dapat mencapai ratusan milyar untuk proyek pengadaan barang dan jasa pada satu daerah selama satu periode pengajuan. Jumlah yang cukup fantastis memang untuk dikelola segelintir perusahaan yang memenangkan proyek lelang.

Sebenarnya tahapan/mekanisme runtutan proses pengadaan barang dan jasa yang dimulai sejak perancangan anggaran periode selanjutnya paling lambat pada bulan desember, pengesahan dilakukan pada bulan januari sedangkan anggaran turun pada bulan maret atau april. Setelah itu baru dapat dilakukan pemilihan penyedia pihak ketiga terkait rancangan anggaran sebelumnya yang telah disetujui dalam periode sebelumnya.

Seperti yang dijelaskan dalam petunjuk teknis pelaksanaan perpres nomor 70 tahun 2012 mengatur terkait tata cara pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi,  jasa konsultasi badan usaha, penyedia jasa konsultansi perorangan, penyedia jasa konsultansi seleksi internasional, tata cara pemilihan penyedia jasa lainnya. Jadi mekanisme dalam pemilihan pihak ketiga untuk pelaksanaan proyek pemerintah telah diatur dalam peraturan presiden. Secara umum mekanisme pemilihan pihak ketiga untuk melaksanakan pengadan baik barang maupun jasa pada proyek pemerintah dapat dibagi menjadi:

1.         Lelang Umum

Pada proses lelang umum ini dilakukan proses seleksi karena penyedianya banyak. Ciri khas penggunaan jenis lelang ini karena barang / jasa banyak terdapat di pasaran. Kemudian barang atau jasa tidak ada spesifikasi kusus.

2.         Penunjukan langsung

Proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan karena adanya keadaan darurat tertentu seperti bencana, pekerjaan yang perlu dirahasiakan, merupakan patokan tarif resmi, hanya dimiliki satu penyedia jasa, permasalahan hak paten maupun teknologi khusus. Sehingga tidak memungkinkan dilakukan pelelangan proyek.

3.         Seleksi atau lelang terbatas

Pada proses pemilihan ini hanya mengundang perusahaan yang dinilai mampu. Pesertanya harus lulus prakualifikasi, sehingga memudahkan dalam proses penyeleksian.

4.         Pemilihan langsung

Proses pengadaan ini dilakukan dengan penunjukan pada penetapan beberapa calon peserta lelang yang diundang dan proyek lelang tetap diumumkan pada papan pengumuman resmi.

Tidak semua rancangan anggaran yang diajukan oleh pemerintah disetujui dalam penganggarannya secara langsung. Dengan pertimbangan alasan budgeting oleh pemerintah itu sendiri, mekanisme pengadaan dapat dibatasi berdasarkan perjanjian kontrak. Khususnya seperti pada lelang tender pengerjaan suatu proyek. Beberapa bentuk perjanjian kontrak pengadan baik barang maupun jasa pada proyek pemerintah dapat dibagi menjadi:

1.         Built operated

Pada mekanisme perjanjian ini, pihak pemangku kepentingan mengumumkan suatu proyek kemudian meminta pemenang dari proyek tersebut untuk membangun dan mengoperasikannya. Hal ini terjadi seperti pada proyek pembuatan jalan tol.

2.         Turn key

Berbeda dengan built operated, pada mekanisme perjanjian ini pihak pemangku kepentingan mengumumkan suatu proyek dan melepas desain serta spesifikasinya kepada pihak pemenang. Pemangku kepentingan hanya menerima jadi, tanggang jawab terkait proyek dan pengoperasiannya beralih ke pemangku kepentingan setelah serah terima.

3.         General Contract

Pada perjanjian kontrak ini dibagi menjadi dua yakni:

a.        One year

Periode masa kontrak yang dijanjikan ditentukan oleh pemangku kepentingan, apabila pemenang proyek belum mampu menyelesaikan melewati masa kontrak yang telah dijanjikan dikenai denda. Denda perhari dapat mencapai seperseribu nilai kontrak yang belum selesai.

b.        Multiyear

Sedangkan pada penrjanjian multiyear dengan alasan budgeting, dalam suatu proyek pekerjaan dipecah kedalam beberapa vendor pemenang. Seabgai contoh pada proyek fly over pengerjaan dapat bertahun-tahun dan menghabiskan beberapa tahun anggaran pemerintah.  Pemecahan proyek dapat dilakukan menjadi proyek pemasangan beton, proyek pembuatan penyangga dll.

Untuk terlibat dalam lelang proyek pemerintah, yang terpenting adalah pada evaluasi harga dan pertimbangan klarifikasi komponen dalam negeri. Dan tentunya memperhatikan perjanjian kontrak yang disepakati, karena ada konsekuensi jika proses lelang tersebut tidak dapat dijalankan. Yakni sita jaminan penawaran dan blacklist selama periode yang disepakati dalam kontrak.

Untuk memenangkan proyek pemerintah dengan pertimbangan evaluasi harga tawaran lelang yang menguntungkan, perlu dilakukan perhitungan secara matang.  Seperti halnya yang sebelumnya disinggung dalam mata kuliah ekonomi teknik, dalam memilih beberapa kriteria dinilai terlebih dahulu kelayakan investasinya apakah menguntungkan atau tidak. Sebagai contoh ketika perusahaan pemenang lelang ditunjuk mengadakan suatu barang hasil produksi, perusahaan menilai bahwa kapasitas produksi mesinnya tidak mencukupi untuk mencapai target kontrak. Tentu jika menginvestasikan mein produksi dinilai kelayakan investasinya terlebih dahulu. Selain itu juga dilakukan perhitungan dan pertimbangan apakah peralatan produksi dan bahan baku didapatkan dari dalam negeri maupun luar negeri. Apabila bahan baku diperoleh dari luar negeri, harusnya sesuai dengan perjanjian pada lelang. Karena barang yang kandungan lokalnya lebih dari 25 % lebih dipertimbangkan untuk dimenangkan. Untuk pengadaan mesin produksi dari luar negeri dinilai cukup layak dalam sisi biaya investasinya. Dan peralatan dalam pembuatan barang tersebut tidak dicantumkan dalam proses lelang.

Pembelian barang dari luar negeri dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan perusahaan luar negeri maupun melakukan pembelian melalui e-commerce. Beberapa sebab keengganan seseorang melakukan impor barang dari luar negeri adalah aturan yang sangat kompleks dan perasaan cemas apabila ditipu penjual dari luar negeri.

Dalam kegiatan impor barang, proses pembayaran merupakan hal yang paling penting. Biaya dalam mengimpor barang dari luar negeri tidak hanya sebatas melakukan pembayaran kepada penjual dan membayar biaya pengirimannya. Untuk mendapatkan perijinan memasukkan baran kedalam negeri, perlu mengetahui HS code dari barang yang dikirim. HS atau harmonized system merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara sistematis dengan tujuan untuk mempermudah penarifan, transaksi perdagangan, pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki. Fungsi dari HS code ini juga untuk melihat tarif bea masuk. Sehingga baik eksportir maupun importir perlu mengetahui kebijakan tiap negara dari penarifan barang berdasarkan HS code ini. Sehingga dapat dikalkulasi terkait pembebanan biaya yang dibutuhkan untuk memasukkan barang kedalam negeri.

Lebih dari itu, proses transaksi pembayaran sangat dipengaruhi jenis mata uang, budaya, dan hukum yang berlaku di suatu negara. Berdasarkan jenis mata uang, mata uang asing dibagi menjadi dua yakni hard currency dan soft currency. Hard currency digunakan sebagai alat pembayaran satuan hitung dalam transaksi ekonomi internasional. Yang termasuk hard currency adalah dolar amerika, poundsterling, euro dan yen. Sedangkan soft currency jarang digunakan sebagai alat pembayaran dalam transaksi ekonomi internasional. Mata uang rupiah ndonesia tergolong sebagai mata uang soft currency, sehingga perlu dilakukan konversi terlebih dahulu menjadi hard currency agar laku di perdagangan internasional.

Adanya pengkategorian nilai mata uang kedalam bentuk hard currency dan soft currency memunculkan problematika tersendiri dalam dunia perdagangan internasional. Karena nilai kurs soft currency dipengaruhi oleh gejolak politik dan kondisi perekonomian suatu negara, membuat nilai konversi kurs terkadang menjadi tidak stabil. Hal ini berimbas secara langsung pada kegiatan ekspor dan impor barang.

Untuk melindungi pelaku ekonomi internasional agar terhindar dari kerugian akibat kurs exposure, maka dibentuklah sebuah kebijakan hedging oleh perbankan maupun koorporasi. Hedging dilakukan guna melindungi pemilik dari kerugian perubahan dari jatuhnya nilai. Dalam penerapannya dalam kurs mata uang asing, hedging dilakukan guna melindungi kerugian transaksi akibat kenaikan maupun penurunan nilai kurs.

Kemudian pada pembayaran dalam transaksi perdagangan, pembayaran tunai merupakan jenis pembayaran yang paling dihindari oleh pelaku impor ketika bertransaksi dengan pihak penjual yang belum saling mengenal satu sama lain. Dalam hal ini resiko pembayaran tunai secara keseluruhan ditanggung oleh pihak importir karena ada kemungkinan barang tidak akan dikirim setelah pembayaran dilakukan.

             Sebenarnya ada jenis pembayaran lain untuk menghilangkan resiko importir dalam melakukan pembayaran, yakni Letter of Credit (L/C). Pembayaran jenis ini diyakini sebagai sistem yang paling efektif karena ada jaminan baik di pihak importir sebagai pembeli maupun eksportir sebagai penjual. Letter of Credit merupakan suatu surat yang dikeluarkan oleh suatu bank atas permintaan importir yang ditujukan kepada eksportir di luar negeri yang menjadi relasi importir tersebut dengan memberikan hak kepada eksportir untuk menarik wesel atas importir yang bersangkutan. Sistem ini dinilai paling aman karena eksportir akan memperoleh hasil dari penjualan barang dari importir apabila eksportir dapat menyerahkan dokumen-dokumen sesuai yang disyaratkan di dalam L/C. Dari penjelasan diatas dapat diketahui bahwa resiko pembelian barang dari luar negeri pada segi pembayaran dapat diminimalisir dengan Letter of Credit (L/C).

             Dalam proses perdagangan antara penjual dan pembeli antar negara sebenarnya memiliki hakk dan kewajiban yang diatur dalam incoterm. Dalam Incoterm 2010 terdapat berbagai istilah yang digunakan yang terbagi menjadi 4 teriminologi, yaitu E-term, F-Term, C-Term, dan D-Term.

1.              E-term

Dalam terminologi ini EXW (Ex-works) merupakan satu-satunya terminologi dalam kategori ini. Penjual hanya menyediakan barang dan lokasi untuk diambil si pembeli. Penjual tidak bertanggung jawab atas pemindahan barang ke alat transportasi dan pengurusan segala prosedur ekspor. Segala resiko beralih dari pernjual ke pembeli pada saat serah terima. Terminologi ini berlaku bagi segala jenis alat transportasi.

2.              F-terms 

a.         FAS (Free Alongside Ship)

Barang diserahkan penjual di samping kapal pelabuhan muat yang disebutkan dalam perjanjian. Tanggung jawab beralih dari penjual ke pembeli sejak penyerahan di samping kapal pelabuhan muat. Terminologi ini mewajibkan si penjual mengurus segala prosesdur ekspor. Terminologi ini hanya dapat dipakai pada alat transportasi laut dan perairan pedalaman.

b.        FCA (Free Carrier)

Penjual bertanggung jawab untuk mengirimkan barang sampai tujuan yang telah ditunjuk dan disetujui oleh pembeli. Apabila tempat yang ditunjuk bukan area dari penjual, penjual tidak bertanggung jawab menurunkan barang dari alat transportasi yang mengantarkan barang tersebut. Terminologi ini juga mewajibkan penjual mengurus prosedur ekspor. Terminologi ini berlaku untuk segala macam jenis moda transportasi.

c.         FOB (Free on Board)

Peralihan resiko barang dari penjual ke pembeli terjadi ketika barang melewati pagar pengaman kapal di pelabuhan muat yang disepakati. Terminologi ini juga mewajibkan penjual mengurus prosedur ekspor. Terminologi ini berlaku untuk transportasi laut dan perairan pedalaman

3.              C-terms

a.         CFR (Cost and Freight)

Peralihan resiko terjadi dari penjual ke pembeli setelah barang melewati pagar pengaman kapal di pelabuhan muat yang disepakati. Pada terminologi ini, penjual menanggung segala biaya pengangkutan yang dibutuhkan agar barang sampai pada pelabuhan tujuan yang disepakati. Terminologi ini juga mewajibkan penjual mengurus prosedur ekspor. Terminologi ini berlaku untuk transportasi laut dan perairan pedalaman

b.        CPT (Carriage Paid To)

Peralihan resiko terjadi dari penjual ke pembeli setelah barang diserahkan pada pengangkut yang ditunjuk oleh penjual. Pada terminologi ini, penjual menanggung segala biaya pengangkutan yang dibutuhkan agar barang sampai pada tujuan yang disepakati. Terminologi ini juga mewajibkan penjual mengurus prosedur ekspor. Terminologi ini berlaku untuk segala macam jenis moda transportasi.

c.         CIP (Carriage and Insurance Paid to)

Peralihan resiko terjadi dari penjual ke pembeli setelah barang diserahkan pada pengangkut yang ditunjuk oleh penjual. Pada terminologi ini, penjual menanggung segala biaya pengangkutan yang dibutuhkan agar barang sampai pada tujuan yang disepakati. Dalam terminologi ini penjual harus menyediakan asuransi pengangkutan yang menanggung resiko ketika pengiriman. Namun, penjual hanya berkewajiban membayar premi asuransi dengan perlindungan minimal saja. Terminologi ini juga mewajibkan penjual mengurus prosedur ekspor. Terminologi ini berlaku untuk segala macam jenis moda transportasi.

d.        CIF (Cost, Insurance, and Freight)

Peralihan resiko terjadi dari penjual ke pembeli setelah barang melewati pagar pengaman kapal di pelabuhan muat yang disepakati. Pada terminologi ini, penjual menanggung segala biaya pengangkutan yang dibutuhkan agar barang sampai pada tujuan yang disepakati. Dalam terminologi ini penjual harus menyediakan asuransi pengangkutan yang menanggung resiko ketika pengiriman. Namun, penjual hanya berkewajiban membayar premi asuransi dengan perlindungan minimal saja. Terminologi ini juga mewajibkan penjual mengurus prosedur ekspor. Terminologi ini berlaku untuk transportasi laut dan perairan pedalaman.

4.              D-terms

a.         DAF (Delivered at Frontier) 

Penjual dianggap telah melakukan kewajiban pengiriman barang ketika barang ditempatkan pada pengangkutan yang telah disepakati dan telah sampai lokasi di perbatasan yang disebutkan dalam kondisi siap dibawa oleh pembeli. Prosedur ekspor telah diurus oleh penjual, sehingga pembeli tinggal mengurus prosedur impornya. Terminologi ini berlaku untuk segala macam jenis moda transportasi darat.

b.        DES (Delivered Ex Ship)

Penjual dianggap telah melakukan kewajiban pengiriman barang ketika barang ditempatkan pada kondisi siap dibawa oleh pembeli diatas geladak kapal. Prosedur ekspor telah diurus oleh penjual, sehingga pembeli tinggal mengurus prosedur impornya. Terminologi ini berlaku untuk transportasi laut dan perairan pedalaman

c.         DEQ (Delivered Ex Quay)

Penjual dianggap telah melakukan kewajiban pengiriman ketika barang ditempatkan pada kondisi yang siap dibawa oleh pembeli di dermaga pelabuhan tujuan namun belum diurus prosedur impornya. Resiko berpindah dari penjual ke pembeli ketika barang sampai di dermaga tujuan dan diturunkan. Terminologi ini berlaku untuk transportasi laut dan perairan pedalaman

d.        DDU (Delivered Duty Unpaid)

Penjual mengirimkan barang kepada pembeli sampai tempat tujuan namun prosedur impornya diurus pembeli. Penjual yang menanggung resikko dan biaya pengiriman barang sampai tujuan. Terminologi ini berlaku untuk transportasi laut dan perairan pedalaman

e.        DDP (Delivered Duty Paid)

Penjual mengirimkan barang kepada pembeli sampai ke tempat tujuan yang telah disebutkan. Penjual yang menanggung resikko dan biaya pengiriman barang sampai tujuan. Terminologi ini berlaku untuk segala macam jenis moda transportasi.

Pada beberapa jenis incoterm diatas, yang paling sering digunakan dalam dunia perdagangan antara penjual dan pembeli antar negara adalah FOB (Free on Board). Hal ini dibuktikan ketika penulis bersama Rahmad Sulistyanto mencoba membeli hand pallettruck material handling dari China mainland melalui situs jual beli online Alibaba.

Gambar 1 Lampiran spesifikasi produk Alibaba

Gambar 2 Email balasan terkait produk yang dibeli

Dalam terminologi yang dicantumkan oleh supplier dalam situs tersebut sebagian besar menyebutkan bahwa terminologi pengiriman dilakukan menggunakan FOB. Pada terminologi FOB ini peralihan segala resiko atas barang dari penjual kepada pembeli terjadi ketika barang telah melewati pagar pengaman kapal di pelabuhan muat yang telah disebutkan dan disepakati. 

Gambar 3 Email balasan terkait terminologi pengiriman barang

Pengurusan prosedur ekspor berdasarkan terminologi ini dibebankan kepada penjual. Dan FOB berlaku hanya bagi alat transportasi laut dan perairan pedalaman. Keunggulan dari terminologi FOB ini adalah pada segi kepraktisan bagi importir. Importir hanya mengurus perijinan impor ketika barang masuk pelabuhan tujuan. Pada terminologi ini juga menguntungkan dalam segi biaya karena dinilai lebih murah dimana tidak ada pembebanan biaya asuransi terhadap pengiriman. Namun, resiko kerusakan barang menjadi lebih besar karena ditanggung oleh pembeli dan tidak dicover oleh asuransi.

Terkait penjelasan mengenai pembelian barang dari luar negeri yang melewati mekanisme yang cukup kompleks, terdapat perusahaan jasa pengiriman atau forwarder yang menawarkan jasa memberikan solusi untuk pembelian barang dari luar negeri dengan mengutamakan segi kepraktisan. Seperti yang telah disampaikan pada kuliah tamu yang diadakan di Fakultas Teknik UNS dengan mengambil tema “Pengenalan Ekspor Impor dan Tata Cara di Indonesia”. Pada kuliah tamu tersebut menghadirkan pembicara yang menjelaskan terkait prosedur pengiriman barang dari luar negeri secara praktis dan didukung dengan penjelasan secara gamblang. Moda yang ditawarkan dalam pengiriman barang tersebut dapat berupa door to door, door to airport dan airport to airport.

                Dari penjelasan terkait pokok bahasan pengadaan barang dan jasa pemerintah serta keterkaitan pokok bahasan  tersebut dengan keilmuan Teknik Industri, dalam dunia kerja dengan keikutsertaan dalam perkuliahan pengadaan barang dan jasa pemerintah lebih memantapkan seorang lulusan teknik industri untuk mengetahui mekanisme, peraturan dan tips yang dapat digunakan untuk ikut berperan serta pada proses pelelangan proyek pemerintah hingga pertimbangan dalam pembelian peralatan maupun pengadaan bahan baku dari luar negeri.

Oleh: Ardhy Yuliawan

Posted by Ardhy Yuliawan Norma Sakti on - Rating: 4.5

Title : Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Description :     Prinsip utama dari procurement adalah dapat dihitung, transparan dan membandingkan harga. Pengadaan barang dan jasa ( procurement...

Tweet